Vorstandssitzung-2022-07-11

Vorstandssitzung am 11.07.2022, 18:30 Uhr

Es sind alle 3 Vorstände anwesend: Krobin, Phjl, Gregor. Gemäß §7(4) der Satzung findet die Vorstandssitzung mindtens zwei mal jährlich statt. Sie ist beschlussfähig, wenn mindestens die Hälfte der Vorstände anwesend sind. Dies ist der Fall, alle Vorstände sind anwesend. Die Einladung zur Vorstandssitzung erfolgte elektronisch.

Nach der MV: Eintragung beim Notar

  • Welche Unterlagen braucht der Notar/die Notarin für die Eintragung
    • Beim letzten mal: PDF des Protokolls (unterschrift nicht nötig)
      • Keine Pseudonyme bei der Wahl verwenden (haben wir schon richtig gemacht diesmal)
      • Der Verein heißt “OpenLab Augsburg e.V.”
      • Es reicht, wenn zwei Vorstände vorstellig sind, weil vertretungsberechtigt
    • krobin schreibt Notar Zöpfl (oder titze@notar-zoepfl.de) an, bei dem sind wir schon immer :–)

Nach der MV: Anpassung der Vorlagen

  • Phjl versucht alles anzupassen

Nach der MV: Neue Gebührenordnung

  • Braucht das Registergericht die neue Gebührenordnung zur Ablage?
    • Phjl ruft an und fragt nach.

Nach der MV: Kommunikation in Chat/Verein

  • Zusammenfassung der MV/Plenum, Links aufs Protokoll
  • Neuer Vorstand
  • Aufruf zur Aktivität
  • Gregor übernimmt das, schreibt “@all” in “Ankündigungen”

Entwurf:

@all Gestern, am Sonntag fand ja unsere Mitgliederversammlung statt! Es waren 19 Mitglieder anwesend und haben aktiv mitgewirkt! :-)

@craftamap ist nach seinem Umzug aus dem Vorstand ausgeschieden, dafür wurde @phjl neu in den Vorstand gewählt: Herzlich Willkommen!

Das Protokoll der MV findest Du hier: https://wiki.openlab-augsburg.de/MV2022

Im Anschluss fand noch das monatliche Plenum statt - was wir besprochen und beschlossen haben findest Du hier: https://wiki.openlab-augsburg.de/2022-07-10

Noch ein allgemeiner Aufruf - helft mit! Es gibt noch viel zu tun - das OpenLab 3.0 ist schon total cool, aber es gibt (wie immer) noch viel zu tun! Schau vorbei, nimm das Heft des Handels in die Hand, räume Kisten aus, sortiere Sachen, hilf mit (zum Beispiel) beim Einrichten der (neuen) eWerkstatt! (https://chat.openlab-augsburg.de/openlab/channels/e-labor)

Nach der MV: Zugänge bei GLS

    • Nach Bestätigungsbrief zu Eintragung beim Registergericht kann die GLS-Sache angestoßen werden.
    • Das geht auch über’s Online-Banking, wow fancy!
    • Können krobin und gregor, phjl quatsch jemand an, wenn es soweit ist

Zukünftiges Vorgehen: Verwaltung des Mitgliederbestands + Hoch hängende Finanztransparenzziele

  • Mitgliederliste in Ordner soll atomare Wahrheit sein
    • Das erfordert einmalig viel “nachtelefonieren” um die Liste aktuell zu machen
    • Es soll dann dokumentierte Prozesse geben, um das digital immer up2date in Kopie zu haben
  • Es muss weiter “das Excel”-Sheet für die Buchhaltung/Steuererklärung geben
    • Gregor macht das bestehende matching halbjährig weiter, das nächste mal im Dezember
  • Die Datenbestände im Bezug auf Stati der Mitglieder, die wir somit in Zukungt führen wollen, sind:
    • Der aktuelle Stand jedes Mitglieds auf Papier in eigener Folie im Mitglieder-Ordner
    • Jedes aktive Mitglied mit aktueller Mail Adresse (oder, der letzten uns bekannten) auf mitglieder@
    • Weitere Datenbestände um bei Grafana-fähigen Maschinenlesbaren-Daten wie z.B. https://data.stratum0.org/finanz/full.json anzukommen.

Was geht mit vorstand@

  • Phjl hätte gerne Vorstand@ als eigenen Account/Postfach im Mail-Client, statt eine Weiterleitung
    • So kann man auch als vorstand@ schreiben
  • krobin nimmt sich dem Thema an.
    • Ziel: NON-HA mta+mda, gesharter vorstands-Account, spf, dkim, dmarc, rspamd.

Nächstes Mal: Montag, 17. Oktober um 17:30 Uhr